Was zu beachten ist (DOs and DON‘Ts) Ein wichtiges Thema, das auf jeden Unternehmer/jede Unternehmerin früher oder später zukommt: die Außenprüfung (=Betriebsprüfung). Eine solche Prüfung ist jedoch bei sorgfältiger Vorbereitung (gemeinsam mit Ihrem Steuerberater) kein Grund zur großen Sorge. Aufgrund der COVID-19-Situation finden Außenprüfungen des Finanzamtes derzeit nur in einem sehr eingeschränkten Ausmaß statt. Nach dieser Corona-Ausnahmesituation werden auf die Steuerpflichtigen (und Steuerberater) vermehrt spezielle Prüfungen, nämlich die Überprüfung der Härtefallfonds- bzw. Fixkostenzuschuss-Anträge, zukommen. Wie diese Prüfungen ablaufen werden und worauf im Speziellen zu achten ist, wird sich zeigen. Sobald es hier Erfahrungswerte gibt, werden wir in einer kommenden Ausgabe des TaxARTIST oder auf unserer Homepage darüber berichten. Hier nun einige wichtige Fakten, die man im Zuge der Vorbereitung der Unterlagen für eine Außenprüfung beachten sollte: Aufzeichnungen Aufzeichnungen sollten insbesondere richtig, vollständig, nachvollziehbar und chronologisch geführt und abgelegt sein. Erfahrungsgemäß kommt es bei Betriebsprüfungen oftmals schon zu Beanstandungen und Mängeln bei den Grundaufzeichnungen. Grundaufzeichnungen sind Aufzeichnungen, die den Geschäftsfall von der Anbahnung bis zur Fakturierung dokumentieren (z.B. Kalendereinträge, Paragon Durchschriften, Einnahmenlisten, „Schmierzettel“, Strichlisten, Angebote, Lieferscheine, Fahrtenbücher etc.). Diese Grundaufzeichnungen sind Bestandteil der Buchführung und daher entsprechend der allgemein geltenden Aufbewahrungsfrist von Buchhaltungsunterlagen grundsätzlich ebenfalls sieben Jahre aufzubewahren. Fehlende oder mangelhafte Grundaufzeichnungen berechtigen den Betriebsprüfer gemäß § 184 BAO zur Schätzung und könnten in weiterer Folge auch finanzstrafrechtliche Konsequenzen haben. Selbst bei vermeintlich geringem Vergehen können derartige Vergehen zu Verwaltungsstrafen führen. Im Zuge von Außenprüfungen kommt es oftmals auch zu einer Nachschau hinsichtlich der Aufzeichnungsverpflichtungen betreffend die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Der Ablauf dieser Überprüfung erfolgt standardisiert mittels eines Fragebogens. Weiters hat jede Registrierkasse über ein Datenerfassungsprotokoll (DEP; Signaturjournal) zu verfügen. Diese Dateien sind im Zuge der Prüfung zu exportieren und dem Prüfer zu übergeben. Übliche Prüfungsschwerpunkte Die typischen Prüfungsfelder hängen von der Größe, der Rechtsform sowie der Branche des Unternehmens ab. Unter Berücksichtigung dieser Aspekte kommen bei Unternehmen und Freiberuflern (wie z.B. auch selbständig tätige Künstlerinnen und Künstler), die als Kleinst-, Klein- oder Mittelbetrieb eingestuft sind, erfahrungsgemäß insbesondere folgende Prüfungsfelder in Betracht :

1. Verflechtungen zwischen der betrieblichen mit der privaten Sphäre (Stichwort: Ausgaben für die private Lebensführung, Privatanteil etc.)
2. Rohaufschlagsberechnungen (typischerweise eher im Einzel- und Großhandel sowie in der Gastronomie)
3. Arbeitszimmer
4. Verträge mit nahen Angehörigen (Anstellung Ehegatten, Kinder, etc.)
5. Umsatzsteuer
6. Abzugsteuer
7. Vermögensdeckungsrechnung (Stichwort: Lebenshaltungskosten)

Ad 1) Verflechtungen zwischen der betrieblichen mit der privaten Sphäre Bei steuerlich geltend gemachten Aufwendungen wird geprüft, ob diese betrieblich oder privat veranlasst sind, denn natürlich sind nur betrieblich veranlasste Zahlungen steuerlich abzugsfähig. Eine betriebliche Veranlassung ist gegeben, wenn die Aufwendungen objektiv im Zusammenhang mit einer betrieblichen Tätigkeit stehen und subjektiv dem Betrieb zu dienen bestimmt sind und nicht unter ein steuerliches Abzugsverbot gemäß § 20 EStG fallen. Wird ein bestimmter Anteil der geltend gemachten Ausgaben für private Zwecke herangezogen (wie z.B. die Privatnutzung des Firmen-Kfz), sind für diese Nutzung entsprechende gewinnerhöhende Privatanteile anzusetzen. Kfz Die betriebliche Nutzung von PKWs ist seit Jahren ein Dauerbrenner bei Betriebsprüfungen. Folgende Fragen werden oftmals gestellt und sollten daher vorab mit Ihrem Steuerberater abgeklärt werden: z Wer nutzt (tatsächlich) (auch teilweise) die im Betrieb befindlichen Fahrzeuge (evtl. Familienmitglieder)? z Wie hoch ist der betrieblich/privat genutzte Anteil? z Gibt es Nachweise dazu (wie z.B. ein Fahrtenbuch)? z Stimmt der durchschnittliche Verbrauch dieses Modells mit den tatsächlichen Treibstoff-kosten und der Kilometerleistung überein? z Gibt es bspw. Werkstättenrechnungen? (Die Abgabenbehörde hat u.a. Zugang auf die km-Werte aus der „§-57a-Begutachtung“) Werbe- und Repräsentationsaufwendungen Zu den Repräsentationsaufwendungen zählen bspw. Geschenke an Geschäftsfreunde zu bestimmten Anlässen (Weihnachten, Neujahr, runde Geburtstage etc.). Bewirtungsspesen sind steuerlich zur Hälfte abzugsfähig, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Bewirtung von Geschäftsfreunden der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt. Typische Fragestellungen sind daher:

• Wofür wurden diese geleistet?
• Dient die Repräsentation einer neuen Geschäftsanbahnung?
• An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit wurden die Ausgaben getätigt?
• In welchen Lokalitäten wurden die Ausgaben getätigt?
• Wie viele Personen waren anwesend? Welche?

Reisekosten Bei betrieblich veranlassten Reisen sind Unterlagen zur Dokumentation notwendig, die in der Lage sind, zweifelsfrei die betrieblich veranlassten Ausgaben zu belegen. Bei betrieblichen Reisen mit privatem Rahmenprogramm muss der Privatanteil auf jeden Fall untergeordnet sein, damit eine steuerliche Absetzbarkeit gegeben ist. Ob eine Ausgabe zur Gänze privat oder betrieblich motiviert ist bzw. in welcher Höhe ein Privatanteil anzusetzen ist, sollte man sich natürlich bereits im Zuge der Erstellung der Steuererklärung (bzw. bei Übermittlung der Daten an den Steuerberater) überlegen. Jedoch sollte man all diese potentiellen Fragen vor Beginn der Betriebsprüfung nochmals gedanklich durchgehen, um sich nicht die Möglichkeit der strafbefreienden Selbstanzeige (welche nur vor Prüfungsbeginn möglich ist) zu nehmen. Ad 2) Rohaufschlagsberechnungen Der Rohaufschlag gibt an, um wie viel der Nettoverkaufspreis eines Produkts den Nettoeinkaufspreis für dieses Produkt übersteigt. In der Gastronomie wird bei Betriebsprüfungen oftmals der Vergleich Einkauf vs. Verkauf einzelner Produktgruppen gezogen. Ein zu geringer bzw. kein Rohaufschlag wirft Fragen auf und kann wiederum zu einer Schätzung gemäß § 184 BAO führen, wenn der Abgabepflichtige nicht in der Lage ist, ausreichende Angaben zu machen, die den zugrunde liegenden Sachverhalt glaubhaft belegen. Ad 3) Arbeitszimmer Aufwendungen oder Ausgaben für ein in der Wohnung gelegenes Arbeitszimmer und dessen Einrichtung dürfen nach § 20 Abs. 1 Z 2 lit. d EStG prinzipiell nicht abgezogen werden. Liegt jedoch der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit im Arbeitszimmer, so sind die Aufwendungen für das Arbeitszimmer einschließlich seiner Einrichtung abzugsfähig. Eine weitere Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung des Arbeitszimmers ist die Tatsache, dass das Arbeitszimmer unbedingt notwendig ist und zumindest nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Bei Musikerinnen und Musikern wird die Notwendigkeit eines Arbeitsraums im Allgemeinen dem Grunde nach nicht bestritten. Ad 4) Verträge mit nahen Angehörigen Die Finanzverwaltung legt bei Vereinbarungen mit nahen Angehörigen einen sehr strengen Maßstab an. Solche Vereinbarungen werden steuerlich nur dann anerkannt, wenn sie

• nach außen ausreichend zum Ausdruck kommen,
• einen eindeutigen, klaren und jeden Zweifel ausschließenden Inhalt haben und
• auch zwischen Familienfremden unter denselben Bedingungen abgeschlossen worden wären (Fremdvergleich).

Die Mitwirkung des Ehegatten im Betrieb muss über die im ABGB normierte „Eheliche Beistandspflicht“ hinausgehen, um steuerlich anerkannt zu werden. Vereinbarungen mit nahen Angehörigen (gleichgültig, ob es sich um die Mitarbeit im Betrieb, um Darlehensverträge, Bestandverträge oder Gesellschaftsverträge handelt) sollten tunlichst schriftlich abgeschlossen werden. Ad 5) Umsatzsteuer Auf die zum Teil sehr strengen formellen Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes ist genau zu achten, denn „Unregelmäßigkeiten“ bei der Umsatzsteuer führen oftmals zu Prüfungen der Abgabenbehörde (Umsatzsteuersonderprüfung bzw. Betriebsprüfung). Beispiele für sog. „Unregelmäßigkeiten“ sind unter anderem die verspätete oder keine Abgabe der laufenden Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Zusammenfassenden Meldung, hohe Umsatzsteuernachzahlungen im Zuge der USt-Jahreserklärung, etc. Weiters sollte man sich bei sehr hohen Eingangsrechnungen (sehr hohen Vorsteuerbeträgen) vor Beginn der Betriebsprüfung nochmals vergewissern, dass alle Rechnungsmerkmale gem. § 11 UStG zur Gänze erfüllt sind, um den Vorsteuerabzug nicht zu verlieren. Ad 6) Abzugsteuer Künstler und Sportler, die in Österreich weder Wohnsitz noch gewöhnlichen Aufenthalt haben (Steuerausländer) und in Österreich für ihre künstlerische und sportliche Tätigkeit Einkünfte erzielen, sind in Österreich beschränkt einkommensteuerpflichtig. Ob und in welcher Höhe bei der Auszahlung der Gage Abzugsteuer einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen ist, hängt von den Verhältnissen des Einzelfalles ab. Jedenfalls ist gewissenhaft zu dokumentieren, welche Freigrenze zugrunde gelegt wird, welches DBA zur Anwendung kommt und die Ansässigkeitsbescheinigungen sind sorgfältig aufzubewahren. Ad 7) Vermögensdeckungsrechnung Selbständige oder Gewerbetreibende, die über Jahre hinweg stets Verluste (oder nur sehr geringe Gewinne) erwirtschaften, werden seitens der Prüfer oftmals mit der Frage „Wovon leben Sie?“ konfrontiert. Daher sollten Sie in diesem Fall bereits im Zuge der Prüfungsvorbereitung (gemeinsam mit Ihrem Steuerberater) die privaten Lebensumstände (wie bspw. Partnereinkommen, Erbschaften/Schenkungen, etc.) betrachten sowie die tatsächlichen Lebenshaltungskosten (Wohnungskosten, Verpflegung, Versicherungen, Unterhaltszahlungen etc.) abschätzen. Stehen die persönlichen Lebenshaltungskosten in einem eklatanten Missverhältnis zu den steuerlichen Einkünften und lassen sich diese Unregelmäßigkeiten auch nicht plausibel erklären, steht schnell mal der Verdacht von „Schwarzumsätzen“ im Raum.   All diese Punkte sollen verdeutlichen, dass eine Außenprüfung nie auf die leichte Schulter genommen werden soll. Bei gewissenhafter und sorgfältiger Vorbereitung sind schlaflose Nächte jedoch mit Sicherheit vermeidbar.   Dieser Beitrag wurde in unserer Zeitschrift Tax Artist 2020 veröffentlicht.