Unter Kosten für Dienstreisen sind Fahrtkosten (Kilometergeld, Bahn- oder Flugtickets, Taxirechnungen), der Verpflegungsmehraufwand in Form von Taggeldern sowie Nächt­ig­ungs­kosten zu verstehen. Diese können unter bestimmen Voraussetzungen steuerlich abgesetzt werden. Zu beachten ist, dass Aufwendungen für die Dienstreisen nur dann bei der Arbeit­nehmerver­an­lag­ung geltend gemacht werden können, wenn der Arbeitgeber diese nicht oder nicht in voller Höhe aus­be­zahlt hat. Diese Ausführungen gelten ebenso bei Selbständigen oder Gewerbetreibenden.

Kilometergeld:

Befindet sich das KFZ im Privatvermögen kann das Kilometergeld für betrieblich bedingte Fahrten geltend gemacht werden. Für den PKW beträgt das Kilometergeld pro Kilometer € 0,42. Für jede Person, deren Mitbeförderung dienstlich notwendig ist, darf ein Zuschlag in Höhe von € 0,05 je Fahrkilometer hinzugerechnet werden. Damit sind sämtliche Aufwendungen wie etwa Treibstoff, laufende Service- und Reparaturkosten, Autobahnvignette, Park- und Mautgebühren etc. abgegolten. Der Nachweis der Kilometergelder sollte mittels eines Fahrtenbuches erbracht werden, ist aber auch durch entsprechend exakt geführte Reisekostenabrechnungen bzw. Reiseberichte möglich.

Tagesgelder im Inland (Diäten):

Mehraufwendungen für Verpflegung (Tagesgelder) dürfen bei ausschließlich betrieblich veranlassten Reisen mit maximal € 26,40 pro Tag (für 24 Stunden) abgesetzt werden. Umfasst die Reisedauer mehr als 3 Stunden, können für jede angebrochene Reisestunde € 2,20 geltend gemacht werden. Um das Taggeld absetzen zu können, muss die Dienstreise allerdings über den örtlichen Nahbereich (25 Kilometer) hinausgehen. Wird ein Mittag- oder Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, ist vom Tag­geld ein Betrag von € 13,20 pro bezahltem Essen abzuziehen. Außerdem darf kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entstehen. Dies ist bei einer durchgehenden oder regelmäßigen Dienstverrichtung an einem anderen Ort der Fall. Eine betrieblich veranlasste Reise ist also zusammenfassend bei folgenden Tatbeständen gegeben:

1. Wenn sich ein Unternehmer aus betrieblichen Gründen mindestens 25 km vom Mittelpunkt seiner Tätigkeit (Betriebsstätte) entfernt und
2. eine Reisedauer von mehr als drei Stunden vorliegt und
3. Es darf kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet werden

Beginn und Ende der Dienstreise

Wird die Dienstreise von der ständigen Betriebsstätte (Dienstort) aus angetreten, beginnt die Dienstreise mit dem Verlassen der Betriebsstätte. In allen anderen Fällen beginnt die Dienstreise mit dem reisenotwendigen Verlassen der Wohnung. „Wohnung“ ist jene Adresse, die im Dienstzettel bzw. Dienstvertrag als solche angegeben ist. Beachte: Voraussetzung für das Vorliegen einer Dienstreise ist das Verlassen des „Dienstortes“. Das Verlassen der „Wohnung“ ist nur relevant für den Beginn der Dienstreise, setzt also das Vorliegen einer Dienstreise im Sinne des Verlassens des Dienstortes voraus.

Nächtigungsgelder im Inland

Für Nächtigungen im Inland können mit Beleg die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück oder pauschal € 15 pro Nacht geltend gemacht werden.

Nächtigungsgelder im Ausland

Bei Auslandsreisen ist ohne Belegnachweis der jeweilige Höchstsatz für Bundesbedienstete pro Nächtigung absetzbar. Höhere Kosten (für Nächtigung inklusive Frühstück) können in der mittels Rechnung nachgewiesenen Höhe geltend gemacht werden. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung und würden uns über Ihre Kontaktaufnahme freuen. Ihr HHP Team